Kopia zapasowa może powstawać codziennie i nadal nie dawać pewności, że po awarii odzyskasz potrzebne dokumenty. Sam komunikat „backup zakończony” mówi tylko, że program wykonał zadanie. Nie potwierdza jeszcze, że skopiował właściwe foldery, zachował potrzebną wersję pliku ani że ktoś potrafi ten plik odtworzyć.
Dlatego kopię warto oceniać nie po liczbie zielonych kontrolek, lecz po prostym teście: wybierz ważny dokument, przywróć go do osobnego folderu i sprawdź, czy da się go otworzyć.
Najpierw ustal, co naprawdę trzeba odzyskać
Zacznij od krótkiej listy danych, bez których praca firmy stanęłaby choćby na kilka godzin. Mogą to być bieżące dokumenty, pliki programu księgowego, baza używanej aplikacji, poczta przechowywana lokalnie albo folder z materiałami klientów.
Nie wystarczy zapisać „dysk komputera”. Taki opis nie pozwala sprawdzić, czy kopia obejmuje folder znajdujący się poza typową lokalizacją „Dokumenty”. Lepiej wskazać konkretnie:
- jakie dane mają być chronione;
- gdzie znajdują się pliki źródłowe;
- jak często powinny trafiać do kopii;
- kto odpowiada za sprawdzenie wyniku;
- ile utraconej pracy firma jest w stanie zaakceptować.
Ostatni punkt pomaga dobrać częstotliwość. Jeśli odtworzenie wersji sprzed tygodnia oznacza ponowne wprowadzanie setek zmian, cotygodniowa kopia jest po prostu zbyt rzadka.
Synchronizacja nie zawsze zastępuje kopię
Folder zsynchronizowany z chmurą ułatwia dostęp do plików na kilku urządzeniach. Trzeba jednak sprawdzić, czy używana usługa przechowuje wcześniejsze wersje i usunięte elementy oraz jak długo można je odzyskać. Błąd użytkownika lub niepożądana zmiana może zostać zsynchronizowana razem z poprawnymi danymi.
Podobnie dodatkowa partycja na tym samym fizycznym dysku nie rozwiązuje problemu jego awarii. Wbudowana w Windows Historia plików zapisuje kopie na dysku zewnętrznym albo w lokalizacji sieciowej i umożliwia przywracanie wcześniejszych wersji. To przydatny mechanizm, ale nadal wymaga właściwej konfiguracji i okresowego testu.
Zrób mały test odtwarzania
Do pierwszej kontroli nie trzeba wyłączać firmy ani odtwarzać całego komputera. Wystarczy bezpieczna próba na jednym ważnym pliku.
- Wybierz dokument, którego aktualną zawartość znasz.
- Odszukaj go w kopii z konkretnej daty.
- Przywróć go do nowego folderu testowego, nie nadpisując wersji używanej na co dzień.
- Otwórz plik w odpowiednim programie i sprawdź kilka charakterystycznych danych.
- Zapisz datę testu, źródło kopii, wynik i osobę, która wykonała próbę.
Jeżeli dokument jest zaszyfrowany albo zależy od specjalistycznego programu, samo pojawienie się pliku w folderze nie kończy testu. Trzeba potwierdzić, że można go odczytać w środowisku, które będzie dostępne po awarii. Dotyczy to również haseł, kluczy odzyskiwania i danych logowania potrzebnych do uruchomienia procesu.
Sprawdź trzy typowe pułapki
Pierwsza to niepełny zakres. Kopia obejmuje pulpit i dokumenty, ale pomija bazę programu zapisaną w innym katalogu. Druga to brak miejsca: zadanie uruchamia się według harmonogramu, lecz kolejne wersje nie są zapisywane. Trzecia to zależność od jednego urządzenia — oryginał i kopia znajdują się stale w tym samym miejscu i są narażone na tę samą awarię, kradzież lub inne zdarzenie.
Warto też odróżnić punkt przywracania systemu od kopii własnych dokumentów. Microsoft opisuje Przywracanie systemu jako mechanizm dotyczący plików systemowych i ustawień, a nie zamiennik kopii danych osobistych. Z kolei nośnik odzyskiwania Windows nie zawiera prywatnych plików użytkownika.
Ustal prosty rytm kontroli
Mała firma nie potrzebuje rozbudowanej procedury na kilkanaście stron. Potrzebuje za to powtarzalnego działania. Po zmianie programu, miejsca zapisu danych lub komputera sprawdź zakres kopii ponownie. Niezależnie od zmian wykonuj okresowy test odtworzenia wybranego pliku i zapisuj wynik w jednym miejscu.
Taka próba nie gwarantuje odtworzenia każdego systemu w każdej sytuacji. Szybko ujawnia jednak błędną ścieżkę, brak uprawnień, uszkodzony nośnik albo kopię, której nikt nie umie użyć. To znacznie lepszy moment na poprawki niż dzień awarii.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy kopie firmowych danych obejmują właściwe pliki i dają się odtworzyć, opisz ASPERS swój obecny sposób wykonywania backupu.
