Formularz zapisów łatwo rozbudować. Ktoś chce znać telefon do drugiego opiekuna, ktoś dopisuje pole „uwagi”, a ktoś inny prosi o informacje, które mogą przydać się później. Po kilku edycjach prosty formularz zaczyna przypominać wielostronicową ankietę. Uczestnik nie wie, dlaczego ma odpowiadać na część pytań, a organizator dostaje więcej danych, niż potrzebuje do obsługi naboru.
Można temu zapobiec jeszcze przed uruchomieniem zapisów. Zamiast zaczynać od listy pól, warto zacząć od decyzji, które trzeba podjąć po otrzymaniu zgłoszenia.
Najpierw rozpisz cel każdego pola
Przy każdym pytaniu w formularzu dopisz jedno zdanie: „Ta informacja jest potrzebna, żeby…”. Odpowiedź powinna wskazywać konkretną czynność, na przykład:
- rozpoznać uczestnika i przypisać zgłoszenie do właściwej osoby;
- skontaktować się w sprawie wyniku naboru lub zmiany terminu;
- sprawdzić, czy uczestnik spełnia podane wcześniej warunki;
- przygotować usługę albo zajęcia zgodnie z rzeczywistą potrzebą.
Jeżeli jedynym uzasadnieniem jest „może się przydać”, pole wymaga ponownego namysłu. RODO nazywa to zasadą minimalizacji danych: dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celu przetwarzania. Nie oznacza to jednego uniwersalnego zestawu pól. Innych informacji potrzebuje biblioteka prowadząca jednorazowe warsztaty, a innych placówka organizująca nabór wymagający weryfikacji określonych kryteriów.
Oddziel dane niezbędne od pomocniczych
Najprostszy przegląd formularza można przeprowadzić w tabeli z trzema kolumnami: nazwa pola, cel zebrania danych i osoba korzystająca z informacji. Dzięki temu szybko widać pola, które nie mają właściciela albo nie prowadzą do żadnego działania.
Pomaga też podział na trzy grupy:
- Dane potrzebne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia. Bez nich organizator nie potrafi zidentyfikować zgłoszenia, ocenić go według ogłoszonych zasad lub przekazać informacji uczestnikowi.
- Dane potrzebne dopiero po zakwalifikowaniu. Nie zawsze trzeba zbierać je od wszystkich kandydatów już w pierwszym kroku. Czasem można poprosić o nie tylko osoby przyjęte.
- Dane opcjonalne. Pole powinno być wyraźnie oznaczone jako niewymagane, a jego cel musi być zrozumiały dla wypełniającego.
Taki podział skraca pierwszy etap zapisów i ogranicza liczbę informacji przechowywanych bez wyraźnej potrzeby.
Uważaj na otwarte pole „uwagi”
Pole tekstowe wydaje się wygodne, bo pozwala opisać każdą nietypową sytuację. Ma jednak wadę: użytkownicy mogą wpisać informacje, o które organizator nie prosił i których nie jest przygotowany obsługiwać.
Jeżeli potrzebujesz konkretnej odpowiedzi, lepiej zadać konkretne pytanie i krótko wyjaśnić jego cel. Gdy pole otwarte jest konieczne, dodaj wskazówkę, jaki rodzaj informacji należy w nim podać. Nie zachęcaj do opisywania całej sytuacji rodzinnej, zdrowotnej lub zawodowej, jeśli do obsługi zgłoszenia wystarczy znacznie węższa informacja.
Wyjaśnij, co stanie się z danymi
Osoba zapisująca siebie lub dziecko powinna przed wysłaniem formularza wiedzieć między innymi, kto zbiera dane, w jakim celu, na jakiej podstawie oraz jak długo będą przechowywane albo według jakich kryteriów zostanie ustalony ten okres. Zakres obowiązku informacyjnego zależy od sytuacji, dlatego treść warto ustalić z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w organizacji, zamiast kopiować przypadkową klauzulę z internetu.
Sam formularz powinien być przy tym czytelny. Krótkie objaśnienie przy nietypowym polu pomaga bardziej niż długa instrukcja umieszczona dopiero pod przyciskiem wysyłki.
Zaplanuj usuwanie i przegląd danych
Minimalizacja nie kończy się w dniu zamknięcia formularza. Trzeba też ustalić, co dzieje się ze zgłoszeniami po zakończeniu naboru, rezygnacji uczestnika lub rozliczeniu wydarzenia. RODO wskazuje również na ograniczenie przechowywania: dane pozwalające zidentyfikować osobę nie powinny być trzymane dłużej, niż wymaga tego cel.
Przed startem naboru odpowiedz więc na trzy pytania: gdzie trafiają zgłoszenia, kto ma do nich dostęp i kiedy nastąpi ich przegląd albo usunięcie. Dzięki temu procedura nie zależy od pamięci jednej osoby po zakończeniu sezonu.
Test przed uruchomieniem
Na koniec poproś kogoś, kto nie tworzył formularza, o wykonanie próbnego zgłoszenia. Niech zaznaczy pytania niezrozumiałe, powtarzające się i takie, przy których nie wie, po co podaje informację. Organizator powinien równolegle przejść całą ścieżkę obsługi: od nowego zgłoszenia do decyzji i późniejszego usunięcia danych.
Dobrze przygotowany formularz nie zbiera wszystkiego, co da się zebrać. Zbiera to, co ma jasno opisany cel i rzeczywiście pomaga przeprowadzić nabór.
Jeśli przygotowujesz zapisy do placówki, na warsztaty lub zajęcia sezonowe, opisz ASPERS swój proces — wspólnie uporządkujemy etapy i potrzebne informacje przed uruchomieniem formularza.
